Wir sind eine aufstrebende Agentur mit Hauptsitz in Oldenburg und bestehen aus 15 kreativen Köpfen, die sich täglich hybrid zusammenfinden, um die innovativen und spannenden Projekte unserer Kunden voranzubringen. Ursprünglich auf PR spezialisiert, bieten wir mittlerweile ein breites Spektrum an Online-Marketing-Dienstleistungen an. Unser vielseitiges Team fördert den Austausch von Erfahrungen und Fachgebieten, während wir uns darüber hinaus für eine moderne Arbeitswelt einsetzen, in der die Work-Life-Balance und Leidenschaft für unsere Projekte Hand in Hand gehen.
Bist du bereit, Teil unseres Teams zu werden?
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Assistenz der Geschäftsführung & Operations (m/w/d)
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25h Teilzeit | Oldenburg | BOHMerang | 36.000 Euro brutto
BOHMerang ist eine spezialisierte Agentur für Media-, PR- und Marketing-Kampagnen. Mit rund 20 Kolleginnen und Kollegen unterstützen wir nationale und internationale Marken bei der Planung, Umsetzung und Auswertung erfolgreicher Medienkooperationen.
Nach über 12 Jahren Unternehmensgeschichte schaffen wir diese Position erstmals neu. Deshalb suchen wir keine klassische Assistenz, sondern eine Person, die Verantwortung übernimmt, Strukturen schafft und der Geschäftsführung den Rücken freihält.
Du arbeitest direkt mit der Geschäftsführung zusammen, erhältst Einblicke in nahezu alle Unternehmensbereiche und wirst zu einer wichtigen organisatorischen und kaufmännischen Schnittstelle innerhalb des Unternehmens.
Deine Aufgaben
Unterstützung der Geschäftsführung
- Unterstützung im operativen Tagesgeschäft
- Terminplanung und Koordination interner sowie externer Meetings
- Vorbereitung von Entscheidungen und Nachverfolgung offener Themen
- Eigenständige Übernahme administrativer und organisatorischer Aufgaben
Kaufmännische Organisation & Buchhaltung
- Erstellung und Versand von Ausgangsrechnungen
- Prüfung von Eingangsrechnungen, Belegen und Reisekosten
- Überwachung von Zahlungseingängen und Unterstützung im Mahnwesen
- Vorbereitung von Unterlagen für Buchhaltung und Steuerberatung
- Überwachung wichtiger Fristen und administrativer Vorgänge
Vertrags- und Dokumentenmanagement
- Vorbereitung und Verwaltung von Kunden- und Dienstleisterverträgen
- Pflege vertraulicher Dokumente und Unternehmensunterlagen
- Organisation und Strukturierung interner Ablagen und Prozesse
- Verwaltung von Personalakten und administrativen Personalthemen
Organisation & interne Prozesse
- Dokumentation und Weiterentwicklung interner Arbeitsabläufe
- Identifikation von Optimierungspotenzialen in Prozessen
- Koordination externer Dienstleister für interne Themen
- Unterstützung bei Teamevents, internen Projekten und organisatorischen Sonderaufgaben
- Organisation kleiner Aufmerksamkeiten wie Geburtstage, Jubiläen oder Teamgeschenke
Das bringst Du mit
- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in Assistenz, Office Management, Verwaltung oder einer vergleichbaren Position
- Kaufmännisches Verständnis und Freude an strukturiertem Arbeiten
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools und modernen Arbeitsweisen
- Erfahrung mit Google Workspace sowie idealerweise Tools wie Lexware, GetMoss, Personizer oder Trello
- Hohe Zuverlässigkeit und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen
Vor allem suchen wir eine Persönlichkeit, die:
- Dinge erkennt, bevor sie zum Problem werden
- lieber eine Frage zu viel als eine zu wenig stellt
- eigenständig nachfasst und Themen konsequent verfolgt
- Ordnung und Struktur liebt
- Probleme nicht nur erkennt, sondern direkt Lösungsansätze mitbringt
- schnell lernt und neue Aufgaben sicher übernimmt
- empathisch kommuniziert und gleichzeitig analytisch denkt
Du musst nicht alles können. Wichtiger ist uns, dass Du Verantwortung übernehmen möchtest und Freude daran hast, Dinge nachhaltig zu organisieren.
Das erwartet Dich
- Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Eigenverantwortung
- Kurze Entscheidungswege und schnelle Umsetzung von Ideen
- Moderne Büroräume im Herzen von Oldenburg
- Ein Homeoffice-Tag pro Woche
- Deutschlandticket zu 100 % übernommen
- EGYM Wellpass oder Spendit-Karte als steuerfreie Zusatzleistung
- Möglichkeit zur betrieblichen Altersvorsorge
- Hunde im Büro willkommen (sofern sie mit dem Team harmonieren)
- Langfristige Perspektive in einem wachsenden Unternehmen
Wer bei uns glücklich wird
Du wirst Dich bei uns wohlfühlen, wenn Du gerne Verantwortung übernimmst, mitdenkst und Freude daran hast, Strukturen zu schaffen.
Wenn Du am Ende des Tages das gute Gefühl haben möchtest, dass Dinge organisiert, gelöst und vorangebracht wurden, dann sollten wir uns kennenlernen.
Wir freuen uns auf Deine Bewerbung.